For tillitsvalgte i NBfU

Frister for årsmøter

• I god tid før årsmøtet bestemmer dere dato, og gir beskjed til kontoret. Kontakt valgkomiteen og informer om dato og når de må ha klart en ny innstilling. Reserver lokale og fordel ansvaret for årsmøtet i styret. Det anbefales å sette dato senest på høsten slik at flest mulig kan delta på årets viktigste møte
  
• 4-5 uker i forveien: Send ut innkalling minst fire uker før, men gjerne enda tidligere. Kontoret hjelper til med utsendelse dersom det er behov for det. Finn ordstyrere og ledsagere. Det kan være lurt å få noen andre til å styre ordet på årsmøtet, men det er regionstyret som er ansvarlig for møtet. I tillegg til å sende ut e-post kan det være smart å opprette et arrangement på facebook. Kall det årsmøte, men reklamer for noe annet slik som fisketur eller klatrehelg.  
  
• 2. uker i forveien: Fristen for å sende inn saker til årsmøtet. Man bør sette opp et styremøte etter fristen for innsending av saker og før styremøte slik at man har tid til å behandle sakene som har kommet inn fra medlemmene før utsendelse.
  
• 1.uke i forveien: Sakspapirene skal sendes ut SENEST en uke før årsmøtet.

Hva skjer på årsmøtet?

Årsmelding

• Skal godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke årsmeldingen, men kan godkjennes med merknader (oppklaringer eller mangler).
• Den bør ikke være for kort, eller for lang. Skriv konkret og tydelig, vis til hva som har skjedd det siste året.

Regnskap

• Regnskapet får dere fra kontoret hver måned. I slutten av hvert år for dere en årsrapport, som er oversikt over alt dere brukte det året.
• Kontoret kan hjelpe dere med å forklare de ulike postene i regnskapet i forkant av årsmøtet. Husk å spørre i god tid før møtet
• Regnskapet skal godkjennes av årsmøtet. Årsmøtet vedtar ikke regnskapet, men kan godkjennes med merknader eller kommentarer.

Budsjett

• Forslag fra styret på hva regionen skal bruke penger på det neste året

Årsplan eller aktivitetsplan

• En oversikt over hva regionen skal gjøre det neste året. Denne bør kunne ses sammen med budsjettet. For eksempel: hvis dere planlegger en tur til tusenfryd i årsplanen bør det ha blitt satt av penger til det i budsjettet.
• Årsmøtet vedtar årsplanen eller aktivitetsplanen. Årsmøtet kan også gjøre endringer i det som er foreslått av styret.

Innsendte saker

• Forslag til saker foreslått av styret eller medlemmer i regionen, eller sentralstyret. Disse sakene må være meldt inn innen fristen som er satt av styret i innkallingen.

Valg av delegater til landsmøte

• Hver region kan velge seks delegater som har stemmerett på NBfUs landsmøte. I tillegg velger man en møtende vara (det betyr at man er på landsmøtet, men ikke har stemmerett).

Valg av styre

• Valgkomiteen i regionen foreslår hvem som skal sitte i styret. Årsmøtet kan velge andre personer enn de valgkomiteen har innstilt.

Hva bør skje før, under og etter et styremøte?

I forkant av et møte: Styreleder må ha en plan for målet med møtet, hvor det skal være, når det skal være og hvem som har ansvar for hva. Send ut innkalling i god tid før møtet. Styremedlemmene følger opp de sakene som de fikk ved forrige møte, og orienterer resten av styret om fremgangen i arbeidet

Under møtet: Styret skal ha bestemt hvem i styret som er referent. Referenten skriver referat fra møtet. Det er viktig å referere ulike vedtak sånn at man senere kan se tilbake på hva man egentlig har bestemt

Etter møtet: Referenten sender ut referatet (protokollen) i ettertid slik at alle som var tilstede kan godkjenne. Når alle har godkjent protokollen sendes denne til sentralstyret, kontoret og eventuelle andre regionen ønsker å holde orientert om sitt arbeid (for eksempel fylkeslaget til Norges Blindeforbund)

Om honorering av trygghetsgruppa og fellesledsagere

Alle som er med på arrangementer i NBfU som ledsagere eller som representant fra trygghetsgruppa skal honoreres for arbeidet de gjøres. Det anbefaler å bruke sentralleddet sine satser for honorering.

I etterkant av et arrangement må den som er ansvarlig for arrangementet passe på å sende ut honorarskjema til alle som skal ha det. Ledsageren er selv ansvarlig for å fylle det ut, signere det og sende det til kontoret. Det er kontoret som betaler ut honorarene.

Når vi snakker om honorering er det noen «skjulte» summer dere i regionen bør være oppmerksomme på. Hvis man honorerer Per i trygghetsgruppen 4500 kroner, betyr ikke det at det at det er den faktiske summen regionen må betale. Her er et eksempel:

• Per skal ha 4500 kroner i honorar
• Siden Per er ansatt til å gjøre en jobb må NBfU betale en arbeidsgiveravgift på 14,1 prosent
• Det betyr at regionen både må betale honoraret og arbeidsgiveravgiften. I dette eksempelet vil det si at regionen må betale 4500 kroner og 634,50 kroner i arbeidsgiveravgift
• Den totale utgiften for å ha med Per som ledsager er derfor 5134,50 kroner

Medlemskontingenter
Alle medlemmer i NBfU betaler kontingent. Disse pengene betales til sentralleddet, som igjen betaler det ut til regionene.

For hvert medlem i regionen får dere 100 kroner. Det betyr at hvis dere har 100 medlemmer vil dere få utbetalt 10 000 kroner av sentralleddet.

Tilskudd fra fylkeslagene
Hver region har sin egen avtale med fylkeslaget til Blindeforbundet, som er i samme region som dere. I denne avtalen står det hvor mye penger dere får i tilskudd fra dem. Er du usikker på hva avtalen sier: ta kontakt med kontoret.

Kontoret sender ut påminnelse til alle fylkeslagene om avtalen i begynnelsen av hvert år.

Grasrotmidler

Alle som spiller hos Norsk Tipping kan bli grasrotgivere. Det gjør man ved å knytte seg til ett lag eller en forening. Alle regionene i NBfU kan velges til denne ordningen, og får 7% av spillinnsatsen til den som spiller. Den som spiller betaler ingenting for dette.

Grasrotmidlene kommer på konto tre ganger i året, og har en egen post på regnskapet deres. Spør organisasjonsrådgiver hvis du er usikker.

Bingoavtaler
Alle regionene i NBfU har bingoavtaler. Det betyr at man får en del av overskuddet fra de lokale bingoene som drives av profesjonelle bingoentreprenører.

Bingomidlene kommmer på konto et par ganger i året, og har en egen post på regnskapet deres. Spør organisasjonsrådgiver hvis du er usikker.

Frifond

Frifond er en støtteordning som forvaltes av LNU – Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner. NBfU sentralt søker om midler fra denne støtteordningen på vegne av organisasjonen. Midlene NBfU mottar skal brukes til lokalt arbeid av NBfUs regioner.

Alle regioner som ønsker støtte fra ordningen, må sende søknad på eget skjema til NBfU sentralt innen 15. mars hvert år. Sentralstyret i NBfU avgjør fra år til år hvor mye som benyttes til driftsstøtte og til oppstartsmidler. Søknaden må signeres av leder i regionen, eller to styremedlemmer. NBfUs sentralstyre vil behandle alle mottatte søknader på sitt første ordinære møte etter søknadsfristen, regionene vil få tilbakemelding så snart som mulig etter at vedtak er gjort.

Hvert år må dere skrive en rapport over hva dere har brukt pengene til. Denne skal leveres 1. februar hvert år, og gjelder for året før. Det betyr at pengene dere fikk i 2022 skal rapporteres på innen 1. februar 2023.

Andre støtteordninger
Planlegger dere et arrangement, en tur eller har dere lyst til å gjøre noe sammen i regionen? De aller fleste aktiviteter har til felles at man trenger penger for å kunne gjennomføre dem. Noen ganger velger regionene å søke om å få midler fra andre enn sentralleddet.

Vurderer din region å søke eksterne midler? Ta gjerne kontakt med sentralstyret eller kontoret for tips og triks.

Husk! Gi beskjed til kontoret før du sender inn en søknad. Det handler om økonomien, og at man har setter av tid til å hjelpe dere med rapportering, budsjett og regnskap.

Honorarskjema og kjøregodtgjørelse
Alle som er med på arrangementer i NBfU som ledsagere eller som representant fra trygghetsgruppa skal honoreres for arbeidet de gjøres. Det anbefaler å bruke sentralleddet sine satser for honorering.

Hvis noen ønsker å kjøre til arrangementet, og vil ha refundert disse utgiftene, skal det alltid avklares med dere i forkant. I etterkant sender du personen skjema for kjøregodtgjørelse og ber de sende dette til kontoret. Husk at det alltid er lurt å be personen gå for billigst mulig reisevei, det er dyrt å betale for bilkjøring.

I etterkant av et arrangement må den som er ansvarlig for arrangementet passe på å sende ut honorarskjema til alle som skal ha det. Ledsageren er selv ansvarlig for å fylle det ut, signere det og sende det til kontoret. Det er kontoret som betaler ut honorarene.

Når vi snakker om honorering er det noen «skjulte» summer dere i regionen bør være oppmerksomme på. Hvis man honorerer Per i trygghetsgruppen 4500 kroner, betyr ikke det at det at det er den faktiske summen regionen må betale. Her er et eksempel:

• Per skal ha 4500 kroner i honorar
• Siden Per er ansatt til å gjøre en jobb må NBfU betale en arbeidsgiveravgift på 14,1 prosent
• Det betyr at regionen både må betale honoraret og arbeidsgiveravgiften. I dette eksempelet vil det si at regionen må betale 4500 kroner og 634,50 kroner i arbeidsgiveravgift
• Den totale utgiften for å ha med Per som ledsager er derfor 5134,50 kroner

Protokoller
Regionene oppfordres til å sende protokollen fra styremøtene og årsmøtet til fylkeslagene i sin region. De fleste fylkeslagene gjør det samme til regionene i NBfU. Dette går ikke via kontoret, og er et ledd i å holde hverandre oppdatert.

Noen regioner velger ut en person i styret som er ansvarlig for å sende ut protokoller og holde kontakt med fylkeslagene.

Observatør på styremøter og årsmøte

I noen regioner er det rutiner for at man inviterer en representant fra fylkeslaget til styremøtene og årsmøtet sitt. Det samme går fra fylkeslaget sin side.

Hvis dette er noe din region ønsker, og ikke allerede gjør, ta kontakt med fylkeslaget.

Tilskudd fra fylkeslagene
Hver region har sin egen avtale med fylkeslaget til Blindeforbundet, som er i samme region som dere. I denne avtalen står det hvor mye penger dere får i tilskudd fra dem. Er du usikker på hva avtalen sier: ta kontakt med kontoret.

Kontoret sender ut påminnelse til alle fylkeslagene om avtalen i begynnelsen av hvert år.

Ide og problemstilling

Hva slags ide har dere? Hva ønsker dere som tillitsvalgte å gjøre, og samsvarer det med hva medlemmene i regionen ønsker?

Prosjekter som identifiserer en problemstilling og en løsning på problemet har høyere sannsynlighet for å få godkjent støtte. Her er det bare kreativiteten som setter grenser.

For eksempel:

Region rosinbolle har lenge hatt lyst til å arrangere en aktivitetshelg på kanelsnurrfjellet. Medlemmene i regionen har sagt at de ønsker å lære å stå på ski, snowboard og ake.

Hvis vi har tanken om problemstilling med oss, kan vi skrive det på denne måten isteden:

I region rosinbolle finnes det 123 svaksynte og blinde barn og ungdom som er medlem i vår organisasjon. Mange av disse forteller at det er utfordrende når skolen arrangerer aktivitetsdager på vinteren, fordi de opplever at de ikke mestrer vinteraktiviteter som slalåm, langrenn og snowboard. Vi i region rosinbolle ønsker å gjøre noe med dette, og vil til vinteren arrangere en mestringshelg hvor vi fokuserer på å mestre de ulike vinteraktivitetene.

HUSK! Flere støtteordninger har egne retningslinjer. Det kan være lurt å lese disse nøye, og bruke de som en pekepinne for hvordan man kan vinkle søknaden sin.

Budsjett og ansvarsfordeling

Budsjettet er viktig! Det hjelper ikke skrive en kjempegod søknad hvis du ikke har et utfyllende og forklarende budsjett dere klarer å følge.

I budsjettet skal dere fylle ut ulike budsjettposter, disse må beskrives nøye. Det holder for eksempel ikke å skrive «Aktiviteter 40 000 kroner». Dere må skrive hvilke aktiviteter, og hvor mye hver aktivitet koster. For å få til dette må dere være nøyaktige, og sjekke opp priser i forkant.

HUSK! Ting er ofte dyrere enn vi tror. Sjekk en gang for mye, enn en gang for lite.

Når pengene kommer på konto er det regionens ansvar å sørge for å bruke midlene på riktig måte. Selv om det er gøy å få masse penger inn på konto innebærer det et ansvar man er nødt til å følge opp. Derfor kan det være lurt å ha en ryddig ansvarsfordeling. Det kan for eksempel være en som har ansvar for å booke aktivitetene, en som har ansvar for å legge frem budsjett og regnskap i styremøtene og en som har ansvar for invitasjoner.

Begynn å skrive

Du må ha et tydelig mål! Det er viktig med et eller flere tydelige mål, og prosjekt-aktiviteter som leder frem og bringer dere nærmere målet. Her bør problemstillingen fra tidligere stå i fokus.

HUSK! Målene bør være konkrete og målbare, slik at dere kan skrive om dere har nådd disse eller ikke i rapporten.

Begrunn valgene dere tar når dere skriver. Hvorfor har dere valgt å være på hotell? Hvorfor skal dere ha med skilærer? Hvorfor bruker dere mer penger på slalåm enn på langrenn?

Rapportering og evaluering

Rapportering er en viktig del av prosessen! Det er her man får mulighet til å spørre oss selv om vi har nådd målene vi har satt oss, om vi har løst problemstillingene vi skrev om i søknaden og ikke minst se den totale oversikten over hvor mye penger vi har brukt.

En god rapport er ærlig og beskriver hva dere har gjort gjennom prosjektperioden. Husk å sjekke når det er frist hos støtteordningen dere har søkt penger fra.

HUSK! Prosjektet er ikke over før rapporten er godkjent.

Lurt å tenke på når dere skal arrangere et arrangement

• Hva heter arrangementet, hvor skal det holdes og når?
• Hvorfor har dere valgt å holde akkurat dette arrangementet?
• Hvem er målgruppen for arrangementet?
• Er arrangementet tilgjengelig for medlemmer med andre utfordringer enn dårlig syn? Hvorfor/hvorfor ikke?
• Hva skal programmet inneholde?
• Hvordan skal dere finansiere arrangementet?
• Skal dere samarbeide med noen? Hvem? Hvorfor? Hvorfor ikke?

Ulike typer arrangement

• Dagsarrangement
• Helgearrangement
• Interessepolitisk arrangement
• Samarbeidsarrangement
• Digitalt arrangement